1. Scope and Purpose

Rise Vitalis ("we", "us", "the Platform") operates a rehabilitation-care management platform used by registered doctors/therapists to manage patient care, records, scheduling and billing. This Policy sets out how personal data is collected, used, stored and protected in connection with the Platform's operation, and describes the rights available to data principals under India's Digital Personal Data Protection Act, 2023 ("DPDP Act"). This Policy shall be read together with the Platform's Terms and Conditions and Technical Support Policy.

2. Personal Data Collected

The Platform processes the following categories of personal data:

• Patient data (entered by the treating doctor): name, age, gender, contact details, address, referral source, height/weight, rehabilitation domain, diagnosis, clinical assessments, treatment-plan records, and clinical documents uploaded during care.
• Doctor/therapist data (registered users): name, contact details, professional registration number, qualifications, clinic address, uploaded certificates, and signature images used on generated clinical documents.
• Billing data: session/package charges and payment records associated with patient treatment.

Patient data shall be entered into the Platform solely by the treating doctor as part of clinical care, or uploaded by the patient at the doctor's request. The Platform does not collect patient data through a public registration form.

3. Purpose of Processing

Personal data shall be processed solely for purposes connected with the delivery of clinical care through the Platform, including: recording treatment history, generating clinical and billing documents, scheduling appointments and follow-ups, and processing payments for treatment received. Personal data shall not be used for advertising, marketing to data principals independent of their care, or sold to any third party.

4. Consent

The treating doctor shall confirm, at the time a patient record is created on the Platform, that the patient's consent (or, where the patient is a minor, the consent of a parent/guardian) for the record and its use in clinical care has been obtained. This confirmation shall be recorded against the patient record together with a timestamp.

A data principal may withdraw consent for further processing by contacting their treating doctor or the Grievance Officer named in Section 8. Withdrawal shall not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal was received.

5. Data Storage and Third-Party Processors

Personal data is stored using third-party cloud infrastructure, database, and email-delivery providers engaged solely to operate the Platform. These providers shall not independently use personal data for any purpose other than providing services to the Platform. A register of current processors is maintained internally and shall be made available on request. As a matter of policy, personal data is stored and processed on infrastructure located in India.

Documents and records generated on the Platform are shared only through short-lived, authenticated access links; the Platform does not expose patient documents through permanent, unauthenticated public links.

6. Data Retention

Personal data shall be retained only for as long as reasonably necessary for the purposes for which it was collected, including the data principal's ongoing clinical care, and for such longer period as may be required under applicable law. A patient record may be deleted or securely disposed of at the request of the treating doctor once it is no longer required for clinical care, subject to any applicable legal, regulatory, professional, or record-retention requirements.

7. Rights of Data Principals

Subject to the DPDP Act, a data principal shall have the right to:

• request access to a copy of their personal data held on the Platform;
• request correction of inaccurate or incomplete personal data;
• request erasure of their personal data once it is no longer required for the purpose it was collected;
• withdraw consent as described in Section 4; and
• file a grievance in accordance with Section 8.

Requests under this Section shall be directed to the data principal's treating doctor in the first instance, who shall action the request through the Platform.

8. Amendments

Rise Vitalis may amend this Policy from time to time. The current version of this Policy shall be the version published on the Platform at any given time; material changes shall be notified through the Platform's official communication channels described in the Technical Support Policy.